Costruire un sistema per archiviare i documenti è molto facile. Basta configurare Universal Document Converter come "porta d'ingresso" per l'inserimento dei documenti nell'archivio e mettersi comodi per godersi tutta la tranquillità che ne risulta!
I moderni archivi elettronici offrono un numero enorme di vantaggi rispetto alle loro datate controparti cartacee. Non richiedono edifici separati e uno staff di archivisti; inoltre, trovare le informazioni al loro interno è molto più facile. Infine, gli archivi elettronici ci permettono di evitare il disboscamento delle foreste, dal momento che un numero infinito di documenti viene mantenuto esclusivamente in forma elettronica. Comunque, contrariamente a una diffusa opinione, è facilissimo anche creare il caos in un archivio elettronico.
Se nel vostro archivio cartaceo il caos è prodotto dal numero enorme di singoli fogli, in un archivio elettronico la confusione si può creare a causa dei molti formati diversi usati dai documenti elettronici. Che cosa potrebbe essere più semplice del fatto di archiviare i documenti nel medesimo formato in cui sono stati creati? I disegni in DWG, i testi in DOC, le tabelle in XLS, ecc. Questo approccio alla creazione di un archivio aziendale comporta tuttavia alcuni gravi svantaggi. Lo svantaggio principale è rappresentato dalle scarse probabilità che ciascun utente dell'archivio abbia installati tutti i programmi necessari per visualizzare i file nei formati elencati più sopra. Inoltre, il tempo passa e i documenti inseriti nell'archivio diversi anni fa potrebbero diventare inaccessibili dal momento che l'azienda non usa più il software con cui sono stati creati. È opportuno notare inoltre che alcuni documenti possono contenere complesse strutture di file. Per esempio, i disegni possono contenere dei link ai file delle immagini collegate, mentre le tabelle possono contenere dei link a database.
Un altro problema è rappresentato dalla necessità di ottenere e implementare degli SDK (Software Development Kit) server per ogni formato di file, in modo da consentire l'indicizzazione automatica dei documenti nel momento in cui vengono inseriti nell'archivio. Come conseguenza, la grande varietà di formati dei documenti elettronici comporta un enorme investimento di tempo e risorse da parte dell'azienda per effettuare il testing della compatibilità del modulo di archiviazione con ogni SDK installato. Il problema finale è rappresentato dal fatto che i documenti creati con l'aiuto di programmi privi di SDK server non risultano accessibili per l'indicizzazione automatica.
Risulta quindi evidente che l'archiviazione di tutti i tipi di documenti in un singolo formato rappresenta un requisito di sistema indispensabile per qualsiasi archivio elettronico aziendale.
Attualmente, l'uso di un singolo formato per un sistema di workflow dei documenti si riduce alla scelta tra Adobe PDF e TIFF. Entrambi questi formati sono stati standardizzati dall'ISO per l'interscambio e l'archiviazione dei documenti elettronici. La struttura dei file Adobe PDF è tuttavia troppo complessa e l'implementazione di tutte le funzionalità per lavorare con i file in questo formato richiede molti anni. Di conseguenza, il mercato degli SDK server per automatizzare l'accesso ai dati in formato PDF è dominato quasi esclusivamente dalla società Adobe che ha sviluppato questo formato. Forse non è nemmeno il caso di sottolineare che questa situazione del mercato consente ad Adobe di applicare prezzi più alti ai suoi prodotti.
La struttura dei file TIFF è molto più semplice. Di conseguenza, una soluzione per lavorare con i documenti in questo formato è non solo meglio realizzabile, ma anche più versatile dal momento che ci sono molti sviluppatori indipendenti. Con la scelta del TIFF quale unico formato è possibile avere la certezza che i documenti inseriti nell'archivio saranno sempre leggibili, dal momento che tra tutti i programmi installati in ogni sistema operativo è sempre presente un software che consente di visualizzare i file in questo formato. L'indicizzazione dei documenti in formato TIFF non solo è facile, ma spesso non comporta alcun costo. Il mercato mette a disposizione un numero enorme di programmi, compresi quelli gratuiti, che offrono ottimi risultati nell'indicizzazione!
Un ulteriore vantaggio offerto dalla conversione in TIFF dei documenti prima dell'archiviazione è rappresentato dal fatto che, trattandosi di un formato bitmap, è come se i contenuti venissero "congelati" nei file. Questa caratteristica permette non solo di visualizzare i documenti senza distorsioni su qualsiasi computer, ma li protegge anche da aggiunte e modifiche accidentali e rende più difficile la copia illegale.
Per la conversione rapida in TIFF, fCoder Group consiglia l'uso di Universal Document Converter, un software appositamente sviluppato. Una caratteristica di Universal Document Converter è rappresentata dal fatto che, dopo l'installazione, appare nella lista delle stampanti; per esportare i documenti nel formato desiderato è sufficiente "stamparli" usando il dispositivo di stampa virtuale. Le copie risultanti di documenti e disegni corrispondono sempre all'originale, dal momento che tutti i programmi visualizzano e stampano i file nel loro formato proprietario molto meglio dei prodotti creati da sviluppatori indipendenti.
È possibile configurare Universal Document Converter in modo che salvi immediatamente nel server dell'archivio i file convertiti in TIFF. Come risultato, per l'utente abituale del sistema di workflow dei documenti, la procedura di inserimento dei documenti nell'archivio appare come una semplice operazione di stampa usando una stampante che si chiama "Universal Document Converter". Poiché ogni dipendente di qualsiasi dipartimento è in grado di stampare un documento, non occorre dedicare del tempo alla formazione del personale.
La facilità d'uso e le immense possibilità di implementazione offerte da Universal Document Converter lo hanno reso sempre più popolare e richiesto in molti paesi. L'uso di Universal Document Converter nel vostro sistema di archiviazione dei documenti farà diventare estremamente facile ed efficace il workflow dei documenti aziendali!
