Durante la conversione a un sistema per la gestione elettronica dei documenti, di regola è necessario digitalizzare l'attuale archivio di documenti. Universal Document Converter è il programma ideale per risolvere questo problema e permette di ridurre significativamente i costi di implementazione di questa soluzione.
Attualmente, molte aziende si stanno convertendo ai sistemi per la gestione elettronica dei documenti. Dopo tutto, la decisione di rinunciare alla carta velocizza la ricerca dei documenti nell'archivio e consente di risparmiare nell'uso dei materiali di consumo per le stampanti. Si guadagna inoltre un maggiore spazio di lavoro, che in precedenza era occupato dagli scaffali pieni di documenti archiviati!
Di regola, la base di un sistema per la gestione elettronica dei documenti è costituita dal formato di file PDF; il suo vantaggio principale è l'indipendenza dalla piattaforma, che garantisce la possibilità di visualizzare e stampare qualsiasi documento PDF su qualsiasi computer che utilizzi qualsivoglia sistema operativo.
Affidare a terzi la conversione in PDF dei documenti su carta
Molte aziende offrono il servizio di digitalizzazione dei documenti. Queste aziende sono in grado di digitalizzare con uno scanner tutti i documenti dell'archivio del cliente e convertirli in PDF. A prima vista la decisione sembra allettante, dal momento che il cliente viene completamente sollevato dai lavori di routine. Questa soluzione è tuttavia caratterizzata da molti svantaggi.
Da una parte, è necessario verificare attentamente i risultati del lavoro compiuto. In alcuni casi esiste la possibilità che il servizio esterno commetta degli errori, i quali possono creare confusione o portare alla perdita di documenti.
Secondariamente, nell'archivio di tutte le aziende esistono dei documenti la cui perdita darebbe origine a una catastrofe. Ciò riguarda non soltanto i documenti finanziari o delle banche, ma anche la documentazione tecnica non brevettata per qualsiasi ragione.
Ne consegue che la conversione in formato digitale dell'archivio aziendale deve essere effettuata almeno in parte in modo indipendente, usando risorse interne.
Digitalizzare i documenti in modo indipendente
Essenzialmente, la digitalizzazione dei documenti si può ridurre a due operazioni principali: scansione degli originali su carta e rispettiva conversione in PDF.
La prima di queste operazioni viene effettuata con l'aiuto degli scanner. Molte aziende dispongono di un numero sufficiente di scanner e conseguentemente non si creano problemi nella conversione in forma elettronica dei documenti cartacei.
Le difficoltà si presentano solitamente durante la seconda fase: la conversione in formato PDF dei documenti digitalizzati con gli scanner. Il problema principale è costituito dal fatto che, nella stragrande maggioranza delle aziende, gli scanner sono alquanto datati. Dopo tutto, dei dispositivi affidabili che non creano problemi possono funzionare per anni. Il software degli scanner più datati non supporta tuttavia il formato PDF.
A fronte di questa situazione, molte aziende sostituiscono i vecchi scanner acquistando nuovi prodotti in grado di digitalizzare in PDF. Questa soluzione può comportare dei costi elevati per l'acquisto dei dispositivi. L'ammontare dei costi aumenta esponenzialmente se l'archivio contiene diagrammi o progetti a piene dimensioni, dal momento che gli scanner adatti a questi formati sono molto cari e anche il loro aggiornamento per consentire la scansione in PDF e non soltanto in TIFF è particolarmente costoso!
Inoltre, dopo la digitalizzazione dell'archivio i nuovi scanner non servono più a niente. Dopo tutto, la necessità di digitalizzare documenti in volumi così elevati non si presenterà più.
Ottimizzazione dei costi
È possibile evitare i costi correlati alla sostituzione dei vecchi scanner suddividendo in due fasi la conversione in PDF dei documenti cartacei:
1. Scansione dei documenti in un formato di immagine supportato dal vecchio scanner (per esempio, TIFF o Bitmap).
2. Conversione in PDF dei documenti digitalizzati.
Per portare a termine la seconda fase, fCoder Group, Inc. consiglia l'uso del programma Universal Document Converter. Si tratta di una stampante virtuale che può convertire nel formato di file PDF qualsiasi tipo di documento.
In questo caso, la procedura per la digitalizzazione dei documenti è la seguente: i dipendenti dell'azienda digitalizzano i documenti usando lo scanner e quindi li stampano immediatamente usando la stampante virtuale di nome "Universal Document Converter", che li converte in formato PDF e li salva sul file server - il centro di storage dell'archivio elettronico dei documenti.
Questo approccio rende superfluo l'acquisto di nuovi scanner, dal momento che tutto il lavoro si può portare a termine usando i dispositivi già posseduti. Inoltre, Universal Document Converter si renderà utile anche in futuro dal momento che permette di convertire in PDF non solo i file immagine, ma anche documenti di qualsiasi tipo.
