L'archiviazione dei documenti è sempre stata considerata importante. Archivi di documenti, archivi di progetti, archivi domestici e archivi personali... tutti permettono di archiviare i documenti considerati preziosi (e spesso molto preziosi) dai rispettivi proprietari. Inoltre, sempre più spesso abbiamo a che fare con informazioni elettroniche. Dopo tutto, è proprio questo il formato in cui oggi vengono elaborati quasi tutti i dati.
Attualmente esistono due mezzi principali per archiviare le informazioni. Il primo è rappresentato dalla creazione di un archivio di documentazione elettronica nel medesimo formato in cui è stata elaborata. La seconda variante consiste nell'archiviazione dei dati in un singolo formato.
L'archiviazione dei documenti in vari formati
Seguendo questo approccio, si può pensare di convertire le operazioni necessarie per organizzare un archivio elettronico in vari sistemi di archiviazione dei dati; per esempio, viene creato un archivio per i disegni in formato AutoCAD, un altro archivio per i documenti in formato Microsoft Word, ecc. Contemporaneamente, bisogna dotare ogni archivio di un motore di ricerca, struttura e sistema di navigazione. Naturalmente, ciò complica considerevolmente l'implementazione dell'archivio elettronico.
Questa soluzione presenta inoltre molti gravi svantaggi. Il più importante è rappresentato dalla possibilità che nascano dei problemi con le nuove versioni del software per visualizzare e modificare i file. Se l'azienda usa sempre lo stesso software, non ci sono problemi. In futuro tuttavia, dopo gli aggiornamenti del software, potrebbe diventare impossibile aprire i vecchi documenti. Anche se fosse possibile aprirli, il loro aspetto potrebbe cambiare. È esattamente per questa ragione che l'uso dei formati "nativi" non è appropriato all'archiviazione dei documenti. Nello scenario migliore, questo approccio può essere utilizzato dall'organizzazione soltanto per l'archiviazione temporanea delle informazioni.
Archivio elettronico universale
In un archivio elettronico unificato, la documentazione viene archiviata in un singolo formato. A questo fine si usa tipicamente il PDF. Si tratta di un formato indipendente dalla piattaforma ed è lo standard internazionale per l'archiviazione dei documenti elettronici. Questo approccio garantisce l'accesso costante alla documentazione per l'intera durata dell'archiviazione. Il formato PDF è indipendente dal software utilizzato per visualizzarlo. I documenti salvati in questo formato avranno sempre lo stesso aspetto.
L'unico problema importante correlato all'organizzazione dell'archiviazione unificata dei documenti è costituito dalla conversione in PDF. Qui occorre un metodo universale per convertire ogni elemento (all'interno di disegni, documenti, diagrammi ecc.) in questo formato: È inoltre opportuno che questa soluzione sia scalabile e facile da usare.
Universal Document Converter è un programma per la creazione di archivi
Universal Document Converter è una stampante virtuale che permette di convertire i documenti in PDF o in qualsiasi altro diffuso formato di immagine. Universal Document Converter è realmente universale. È adatto alla conversione di qualsiasi oggetto che si possa stampare con una normale stampante. Inoltre, Universal Document Converter è facile da usare. Tutti possono imparare a usarlo senza bisogno di istruzioni - anche gli utenti inesperti.
Universal Document Converter si può considerare senza esitazione come un'applicazione per la creazione di archivi di documentazione elettronica. Universal Document Converter è la soluzione ideale per questa operazione. Ciò dipende dalla sua ampia gamma di funzionalità: configurazione flessibile del processo di conversione, scalabilità nell'uso del prodotto sulla rete locale, presenza di interfacce COM per l'integrazione in un sistema informativo aziendale e possibilità di elaborazione automatizzata delle informazioni.
