Gli esperti di PR e i dipartimenti marketing delle aziende usano molti strumenti diversi per il proprio lavoro. Uno di essi è la rassegna dei mass media on-line. Questo termine implica la raccolta e l'analisi del materiale pubblicato dalla stampa elettronica. Essenzialmente, si tratta di monitorare costantemente alcune diffuse pubblicazioni e provvedere a presentare e analizzare le informazioni necessarie per il cliente o il management.
La rassegna stampa nel modo tradizionale Predisporre una rassegna dei mass media on-line è un'operazione laboriosa. Se non fosse così importante (i risultati della rassegna vengono usati per correggere le strategie di business e di PR delle aziende), probabilmente molti eviterebbero di realizzarla.
Da una parte, implica il monitoraggio fisico quotidiano di tutti i progetti analizzati, manualmente; in altre parole, una sola persona è in grado di provvedere a una selezione di qualità del materiale necessario.
Secondariamente, bisogna elaborare gli articoli selezionati. Tutti gli articoli devono essere in un singolo formato che mantiene l'aspetto originale, assicurando contemporaneamente la capacità di visualizzarli e stamparli sul computer del cliente.
Solitamente, l'elaborazione di questi articoli ha luogo in due fasi. Per prima cosa vengono stampati usando una stampante per l'ufficio. Gli articoli stampati vengono quindi scannerizzati in formato PDF e poi inviati al cliente o al management.
Purtroppo, questo metodo presenta una serie di gravi svantaggi.
Da una parte, le copie delle pubblicazioni così ottenute soffrono pesantemente in termini di qualità. Dopo tutto, nella stragrande maggioranza dei casi si ricorre a normali dispositivi per l'ufficio. Questi dispositivi sono ottimali per stampare e scannerizzare i normali documenti di testo, ma risultano insufficienti per portare a termine un lavoro di qualità con le immagini. Per non citare il fatto che gli articoli vengono spesso stampati usando normali stampanti laser monocromatiche. È per questo motivo che i file PDF pronti per l'invio sono del tutto privi di formattazione a colori. Come conseguenza, i clienti sono insoddisfatti per la scarsa qualità dei documenti.
Secondariamente, il metodo appena citato implica molto lavoro manuale. Dopo tutto, le pagine Web dei siti dei vari mass media adottano un design molto diversificato. Nella stampa, ben poche si adattano a un foglio di carta standard in formato A4. Di conseguenza, è necessario trovare un sistema ottimale per adattare ogni singolo articolo alle dimensioni della carta. Purtroppo, non sempre ciò è possibile... La scansione per digitalizzare gli articoli stampati richiede ancora più tempo. Bisogna posizionare accuratamente ogni documento, avviare il processo di scansione e attenderne il completamento. Bisogna quindi inserire il foglio successivo nello scanner, e così via... Questa operazione è ancora più complicata se il materiale stampato è inadatto alla larghezza della pagina. In questo caso, il lato destro del documento non verrà stampato. Ovviamente è possibile stampare gli articoli su fogli in formato A3, ma le stampanti e gli scanner adatti a questo formato sono molto costosi.
Come risultato, per realizzare la rassegna stampa in modo tradizionale occorre molto tempo. Inoltre, la produttività dello specialista che compie questa operazione è tutt'altro che ideale.
Un ulteriore svantaggio del sistema tradizionale è rappresentato dai costi significativi per il materiale di consumo, dal momento che per la stampa degli articoli occorre usare grandi quantità di carta, per non parlare dell'inchiostro e delle cartucce della stampante. L'aspetto peggiore è che tutti questi fogli diventano completamente inutili subito dopo la scansione. Vengono gettati via letteralmente mezz'ora dopo la stampa!
Ovviamente, in realtà è il cliente che paga il materiale di consumo. Comunque, è sempre opportuno ridurre i costi del servizio, in modo da aumentare i profitti del business o ridurre le spese per accrescere il proprio vantaggio competitivo.
Rassegna stampa automatizzata Come abbiamo già indicato, la rassegna stampa consiste in due fasi. Le fasi di ricerca e selezione del materiale sono praticamente impossibili da automatizzare. La preparazione degli articoli trovati su Internet e il loro invio al cliente si possono tuttavia organizzare in modo diverso.
Per questo abbiamo bisogno del programma Universal Document Converter. La caratteristica speciale di questo programma è il fatto che agisce come una stampante virtuale. Questa particolarità permette di convertire i documenti da qualsiasi programma che sia in grado di stampare le informazioni su carta (compresi i browser), garantendo contemporaneamente la facilità d'uso.
Il processo di creazione della rassegna stampa usando Universal Document Converter è il seguente:
- I siti dei mass media che interessano al cliente vengono esaminati su Internet.
- Tutto il materiale selezionato viene stampato direttamente dalla finestra del browser, usando Universal Document Converter come stampante e configurando i parametri del file di output.
Bisogna notare inoltre che Universal Document Converter permette di aggiungere nuove pagine ai file preesistenti. Ciò consente di creare un documento PDF contenente tutti gli articoli di un certo periodo o tutte le pubblicazioni da una specifica risorsa Internet.
L'uso di Universal Document Converter per la rassegna stampa permette di risolvere tutti i problemi che caratterizano l'approccio tradizionale. In primo luogo, la qualità dei documenti PDF risultanti corrisponde perfettamente a quella del materiale originale. Durante il processo di conversione, la formattazione e lo schema di colori della pubblicazione restano inalterati. Secondariamente, le dimensioni delle pagine in uscita si possono modificare nelle impostazioni relative al processo di conversione. Ciò permette di adattare l'intero articolo originale a una singola pagina del file di output, oppure trasformare una grande quantità di materiale in un documento PDF multipagina.
La possibilità di evitare la stampa e la scansione dei documenti durante la creazione della rassegna permette di diminuire i costi correlati a carta e inchiostro, riducendo anche l'usura dei dispositivi per l'ufficio. Di conseguenza, Universal Document Converter consente di ottenere dei risparmi significativi a livello di materiale di consumo. Il minore consumo di carta permette non solo di ridurre le spese generali dell'azienda, ma anche di salvaguardare l'ambiente.
Ovviamente, Universal Document Converter aumenta in modo significativo l'efficienza dei dipendenti che hanno il compito di realizzare la rassegna dei mass media. Questo risultato si ottiene automatizzando l'elaborazione del materiale selezionato ed evitando il lavoro manuale.
In conclusione La realizzazione di una rassegna dei mass media on-line comporta una procedura lenta e laboriosa. Molte agenzie di PR risolvono il problema ricorrendo al lavoro manuale dei propri dipendenti. Tuttavia, è possibile automatizzare una parte di questo lavoro. L'uso di Universal Document Converter permette di risparmiare tempo in questa attività, aumentando la qualità dei report inviati ai clienti e riducendo le spese generali dell'agenzia.
