Oggi, la posta elettronica è diventata uno degli strumenti più usati per l'interscambio dei documenti tra le aziende. Naturalmente ci riferiamo a documenti che non richiedono firme o timbri reali; per esempio, le fatture relative a merci o servizi. Inoltre, molte aziende hanno la necessità di inviare vari tipi specifici di documenti: schemi, progetti ecc. Ciò non è affatto sorprendente: la posta elettronica permette di velocizzare significativamente l'interscambio delle informazioni, riducendo i costi. Esistono tuttavia alcune complicazioni nell'uso della posta elettronica per l'invio dei documenti.
Per cominciare, molti inviano i documenti usando direttamente il formato "nativo" in cui sono stati creati. Per il mittente, questa è la soluzione più semplice in assoluto. Questa scelta può tuttavia creare grossi problemi ai destinatari. In molti casi, infatti, per visualizzare questi file è indispensabile avere a disposizione esattamente lo stesso software - e ciò non si può affatto dare per scontato. L'uso di diverse versioni dei prodotti software o di programmi alternativi può portare ad alterazioni dei documenti originali. Per esempio, i conti creati usando uno speciale software di contabilità e convertiti in formato Microsoft Excel XLS potrebbero non apparire in modo corretto al destinatario. Ma questa non è l'unica difficoltà. I documenti inviati nel loro formato originale possono essere modificati accidentalmente o intenzionalmente da chi li riceve. In alcuni casi ciò non è importante, ma in altre situazioni la capacità di garantire la protezione dei documenti originali riveste un'importanza vitale.
L'unico modo per risolvere questi problemi consiste nell'inviare i documenti originali usando un formato molto diffuso e in grado di offrire una protezione dai cambiamenti. Quasi sempre si usano file PDF o immagini JPEG. I documenti in questi formati si possono visualizzare e, se necessario, stampare usando un software gratuito già installato praticamente in tutti i computer. Inoltre, non è possibile introdurre modifiche nei file in questi formati. In genere, questa soluzione permette di eliminare tutti gli svantaggi che caratterizzano l'uso della posta elettronica nell'interscambio dei documenti. Per ottenere questo risultato in pratica, è tuttavia necessario organizzare la conversione dei diversi file nei formati PDF o JPEG.
Tradizionalmente, questa operazione viene portata a termine nel modo seguente. Per prima cosa, il documento viene creato usando la sua applicazione nativa. Successivamente viene stampato su carta e quindi digitalizzato in formato PDF o JPEG. Questa soluzione è caratterizzata da tre importanti svantaggi - per prima cosa, la grande quantità di tempo assorbita dal metodo di "conversione" appena descritto. Secondariamente, i costi elevati relativi a: carta (che viene gettata via cinque minuti dopo la stampa), articoli di cancelleria per l'ufficio e materiale di consumo della stampante. Terzo, questo metodo è estremamente scomodo per i dipendenti che devono portare a termine manualmente tutto il lavoro e controllare fisicamente la qualità della "conversione".
Fortunatamente, è facile automatizzare il processo di conversione dei documenti nei formati desiderati. In particolare, una soluzione perfetta per questa operazione viene offerta dal programma Universal Document Converter. Si tratta essenzialmente di una stampante virtuale che, invece di stampare i file che le vengono inviati, li converte in un formato diverso. L'uso di Universal Document Converter è accompagnato da molti vantaggi importanti. Per prima cosa, è in grado di convertire praticamente qualsiasi documento che può essere stampato. Secondariamente, e a differenza della maggior parte dei concorrenti, Universal Document Converter è in grado di convertire i documenti non solo in un formato, ma in molti dei formati più diffusi: PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF, BMP. In questo modo le aziende possono utilizzarlo non solo allo scopo di inviare i documenti per posta elettronica, ma anche per altri tipi di utilizzi aziendali.
Il terzo vantaggio di Universal Document Converter è l'estrema semplicità d'uso. Con questo programma, convertire i documenti non è più complicato che stamparli usando una normale stampante. Naturalmente tutti gli utenti sono in grado di compiere questa operazione, anche chi sta appena incominciando a imparare l'uso del computer. Il programma dispone inoltre di una serie di funzionalità speciali che semplificano ulteriormente il processo di conversione. Queste funzionalità comprendono, per esempio, il supporto dei profili (una serie di parametri predefiniti, ottimali per compiere un'operazione specifica) e l'anteprima (un'immagine che rispecchia a colpo d'occhio l'influenza dei vari parametri sul risultato della conversione).
Un ulteriore vantaggio di Universal Document Converter è rappresentato dalle caratteristiche orientate all'uso aziendale, in particolare la possibilità di utilizzo in rete. Ciò permette di minimizzare il carico di lavoro delle workstation, aumentando la produttività. Un'altra caratteristica è rappresentata dalla presenza di un'interfaccia com. Ciò permette di integrare il prodotto del sistema informativo dell'azienda e automatizzare in modo completo il processo di invio dei documenti. Per esempio, è possibile configurare il programma in modo che l'utente possa scegliere il destinatario del file nelle impostazioni di stampa. In questo caso, subito dopo la conversione il documento viene immediatamente inviato all'indirizzo e-mail indicato.
Riassumendo, Universal Document Converter è un comodo strumento che permette di rendere più veloce, efficiente ed economico il processo di invio dei documenti per posta elettronica.
