L'uso dei documenti elettronici nell'attività di qualsiasi azienda offre l'opportunità ideale di ridurre i costi correlati ai materiali di consumo per le stampanti e velocizzare l'interscambio di informazioni con filiali e partner, inviando i file via Internet. In questo articolo presentiamo un confronto tra i due formati di documento più diffusi usati nei moderni sistemi di workflow dei documenti.
Documento Word e PDF – antichi rivali
Il formato usato più di frequente per lavorare con i documenti è il documento Word (file con estensione .doc). Si tratta del formato standard dei file creati usando il programma Microsoft Word. La sua diffusione è completamente determinata dalla diffusione di questo elaboratore di testi. La storia del formato documento Word inizia contemporaneamente a quella del programma Microsoft Word, che all'epoca era un normale editor per la creazione di testi. Da allora, ogni nuova versione di Microsoft Word è stata accompagnata da una nuova versione del formato di file, sempre diversa (anche se non di molto) dalla precedente. All'epoca, Microsoft non si preoccupava della compatibilità all'indietro. Conseguentemente, un file creato e formattato usando la versione più recente di Word può apparire in modo diverso su tutte le versioni precedenti.
Un altro aspetto del formato documento Word è rappresentato dal fatto che è chiuso. Il formato documento Word è stato sviluppato da Microsoft in modo specifico per l'uso con il suo elaboratore di testi; conseguentemente, è proprietario. Le specifiche del formato documento Word non sono di pubblico dominio. A queste specifiche possono accedere soltanto i partner ufficiali di Microsoft Corporation, oltre ai governi di alcune nazioni. Un'eccezione è rappresentata dalle specifiche del formato per i documenti Microsoft Word 97, che sono state pubblicate nel 1998 nella Microsoft Office Development Office 97 Documentation. A causa della sua natura chiusa, è molto difficile seguire gli sviluppi del formato documento Word. Si sa soltanto che per molto tempo non è stato sottoposto a modifiche radicali; soltanto con Microsoft Office 2007 è comparso un nuovo formato di documento Word basato sulla tecnologia XML.
Un altro formato molto diffuso per l'archiviazione dei documenti elettronici è il PDF (Portable Document Format). Il formato PDF è stato sviluppato da Adobe Systems. Il suo scopo principale era rappresentare in forma elettronica qualsiasi prodotto grafico. Fu presentato al pubblico per la prima volta nel 1991; alla manifestazione Comdex Fall del 1992 venne insignito del riconoscimento «best of Comdex». Da allora, il formato PDF è cambiato notevolmente. Nel 1994, 1996, 1999 e 2001 sono comparse delle nuove versioni, ciascuna delle quali ha introdotto il supporto di nuove funzioni, come link esterni, thread degli articoli, colori indipendenti dal dispositivo, spazio di colori CMYK, raster e sovrastampa, colori basati su ICC, font CID a 2 byte e molte, molte altre.
La principale caratteristica differenziante del formato PDF è l'indipendenza dalla piattaforma e dal dispositivo. Ciò significa che (con l'aiuto del software corrispondente) è possibile aprire qualsiasi documento di qualsiasi formato su un computer che utilizza qualsiasi sistema operativo; il documento avrà esattamente lo stesso aspetto che aveva sull'altro computer in cui è stato creato. Questo è il vantaggio principale del PDF. Grazie a questo formato, i documenti di qualsiasi tipo diventano molto più pratici sia per la creazione di un archivio elettronico per l'uso interno nell'azienda sia per l'interscambio di informazioni con partner e filiali lontane.
Elaborazione elettronica dei dati: documento Word o PDF?
L'intero processo che caratterizza l'uso dei documenti elettronici si può suddividere in tre fasi fondamentali:
creazione,
trasmissione (consegna ai destinatari previsti, pubblicazioni ecc.) e
archiviazione. Nella prima fase, il formato documento Word ha un netto vantaggio. L'elaboratore di testi Microsoft Word è il chiaro leader nel settore del software per la creazione di documenti ed è installato praticamente su tutti i computer per l'ufficio. È facile da usare, offre un'ampia gamma di funzioni e, sotto ogni punto di vista, è diventato da tempo uno standard di fatto. Inoltre, semplicemente non esiste nessun editor completo per la creazione di file PDF. Anche le versioni professionali di Adobe Acrobat permettono di introdurre soltanto cambiamenti minimi nei documenti già esistenti (per esempio, completare un modulo, aggiungere un commento, ecc.). In altre parole, per ottenere un file in formato PDF bisogna per prima cosa creare il documento in qualsiasi altro formato e successivamente convertirlo in PDF con l'aiuto di qualche software. Ovviamente, questa procedura non è molto comoda per l'utente finale.
Nella fase successiva, il formato PDF offre tuttavia tutti i vantaggi. Esaminiamoli in maggiore dettaglio.
Il primo vantaggio è ovviamente l'indipendenza della piattaforma.Non ha nessuna importanza quali computer siano installati negli uffici dei vostri partner e quali sistemi operativi vengano utilizzati. Non ha nessuna importanza quale software sia installato per la lettura dei file PDF. In ogni caso, il destinatario potrà visualizzare e, se necessario, stampare i documenti esattamente nella forma richiesta. Se invece si usa il formato documento Word, è preferibile che entrambe le parti usino la stessa versione del software. In realtà, lo stesso problema relativo alle versioni per la lettura dei file sussiste anche per il formato PDF. Bisogna tuttavia tenere conto del fatto che questo software è gratuito. Conseguentemente, se dovesse presentarsi questa necessità, è sempre possibile scaricare da Internet la nuova versione.
Un secondo vantaggio del PDF è che il software per visualizzare i file salvati in questo formato è gratuito. Qualsiasi persona o azienda può scaricare da Internet in modo assolutamente gratuito il programma Acrobat Reader e usarlo per lavorare con i documenti elettronici. Ciò risulta particolarmente comodo in caso di scambio di informazioni in una sola direzione.
Un terzo vantaggio del formato PDF è la sicurezza nell'invio dei file a partner o clienti. È indubbio che i documenti creati da Microsoft Word diventano spesso il veicolo per la diffusione di vari virus. Inoltre, a volte diventa necessario usare una difesa integrata contro l'accesso non autorizzato. Il formato PDF offre alcuni vantaggi sotto questo aspetto, fino al punto che le sue specifiche sono state studiate da molti sviluppatori di software indipendenti ed esperti nel campo della sicurezza delle informazioni, i quali hanno confermato l'assenza di vulnerabilità e backdoor.
Il formato PDF offre un ulteriore, quarto vantaggio. Il formato PDF è standardizzato dall'ISO (International Organization for Standardization) per l'archiviazione dei documenti elettronici e l'interscambio di informazioni tra le aziende. Inoltre, i responsabili di Adobe hanno annunciato l'intenzione di fornire le specifiche dell'ultima versione di questo formato alla AIIM (Association for Information and Image Management), che intende promuoverlo come standard internazionale generico per l'implementazione dell'elaborazione elettronica dei dati. Se ciò avverrà, come è altamente probabile, l'uso della tecnologia PDF per l'elaborazione elettronica dei dati sarà istituzionalizzato in ogni parte del mondo.
Tutti questi vantaggi del formato PDF sono rilevanti anche nella terza fase dell'elaborazione dei dati: l'archiviazione dei documenti elettronici. Conseguentemente, si crea una situazione molto interessante. Da una parte, è preferibile creare i documenti usando il formato documento Word. Dall'altra, il PDF è il formato più adatto all'invio e all'archiviazione di questi documenti. Ovviamente si può anche scegliere qualsiasi altra tecnologia e affrontarne gli svantaggi. È comunque preferibile seguire un approccio combinato all'elaborazione dei dati: creare i file in formato documento Word e convertirli in PDF prima di inviarli o inserirli in un archivio. Ciò consente di sfruttare tutti i vantaggi di entrambe le tecnologie, evitandone i difetti. Come risultato, spesso le aziende devono affrontare la necessità di convertire i file DOC in formato PDF.
Come si converte un documento Word in PDF? È facile!
Quando è necessario convertire i documenti dal formato documento Word nel formato PDF a livello aziendale, per prima cosa bisogna tenere conto della
comodità per gli utenti finali. Questa procedura deve essere automatizzata al massimo, in modo che un dipendente possa portarla termine premendo semplicemente un pulsante. Un esempio ovvio di una tale soluzione è rappresentato dal prodotto Universal Document Converter. Essenzialmente, si tratta di una stampante virtuale. Ciò significa che, dopo l'installazione di questo software, nel sistema operativo appare un altro "dispositivo di stampa". Questo dispositivo è accessibile da qualsiasi programma, compreso Microsoft Word. L'utente inizia la procedura di conversione inviando il documento a questa stampante virtuale. Questo approccio permette di minimizzare il tempo che i dipendenti devono dedicare alla conversione dei file dal formato documento Word nel formato PDF, riducendo quindi i costi finanziari per l'azienda.
Per le aziende, a volte si crea la necessità di una
conversione in massa dei documenti dal formato documento Word nel formato PDF. Una possibile soluzione consiste nell'aprire metodicamente ciascun file, uno dopo l'altro, e stamparlo con la stampante virtuale. Questa procedura è tuttavia estremamente scomoda e molto lenta. Per velocizzare in modo significativo la conversione in massa si può usare qualsiasi utility per la stampa pacchettizzata, come il programma PrintConductor. Il principio del suo funzionamento è molto semplice. L'utente deve semplicemente indicare la lista dei documenti da stampare e il dispositivo su cui compiere questa operazione. Naturalmente, la stampante prescelta dovrà essere la stampante virtuale Universal Document Converter; come risultato si otterrà la conversione pacchettizzata dei file dal formato documento Word nel formato PDF.
In questo modo, grazie a un software completamente facile da usare e poco costoso (l'utility PrintConductor è gratuita), qualsiasi azienda può sfruttare tutti i vantaggi dei formati documento Word e PDF, evitandone contemporaneamente gli svantaggi.
Marat Davletkhanov
Per conto di fCoder Group, Inc.
