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Universal Document Converter riduce i costi di sviluppo di un sistema di workflow aziendale
Quella di mantenere i documenti elettronici nel loro formato 'nativo' (contratti e report in Word DOC, disegni e schemi in AutoCAD DWG, questionari completati in Adobe PDF) è una soluzione ovvia. La costruzione di un sistema di workflow aziendale richiede tuttavia un approccio diverso. Ciò dipende da due ragioni: Il costo elevato dei componenti server per l'elaborazione dei documenti in tutti i formati utilizzati e la necessità di garantire l'accesso ai dati da qualsiasi computer senza dover installare altro software. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende più moderne utilizza dei sistemi di archiviazione e workflow che lavorano con i documenti in un formato di file integrato e universale.
fCoder Group, Inc. suggerisce l'uso di Universal Document Converter come 'gateway' per un sistema di workflow aziendale. Con il suo aiuto, gli utenti sono in grado di convertire in formato TIFF qualsiasi documento e inviarlo automaticamente al sistema. Usare Universal Document Converter è facile come stampare su una stampante desktop; di conseguenza, non è necessario dedicare del tempo alla formazione del personale.
Vantaggi del formato TIFF come base di un sistema di workflow:
Riduzione dei costi di sviluppo. La costruzione di un sistema di archiviazione basato sul formato TIFF permette di evitare l'acquisto e l'implementazione di SDK server per ogni tipo di documento. Dopo tutto, la stampa e visualizzazione rapida dei file TIFF si possono ottenere con l'aiuto della libreria GDI+ che accompagna ogni installazione di Windows. Per esempio, l'indicizzazione dei testi dei documenti si può effettuare usando la Microsoft Office Imaging Library.
Compatibilità. Il formato TIFF è uno standard per l'interscambio di immagini e documenti elettronici. Di conseguenza, i programmi che consentono di visualizzare questo formato sono disponibili in tutti i computer e notebook.
Integrità dei dati. I file TIFF mantengono i dati del testo in uno 'stato congelato'. Di conseguenza non sorgono problemi nemmeno se i font utilizzati nel documento non sono presenti nel computer dell'utente.
Protezione dalle modifiche accidentali. I documenti convertiti in TIFF sono file a sola lettura. In questo modo si può avere la certezza che fatture, contratti e ordini inviati all'archivio resteranno non modificabili per l'intera durata dell'archiviazione.
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Vantaggi offerti da Universal Document Converter:
Universalità. Universal Document Converter permette di convertire in TIFF i documenti di qualsiasi tipo. Grazie a questa caratteristica, nemmeno il passaggio a una nuova serie di programmi per l'ufficio impone lo sviluppo di un nuovo sistema di workflow.
Risparmio di tempo sulla formazione del personale. Universal Document Converter viene installato nel sistema come stampante virtuale. Di conseguenza, l'invio di nuovi documenti al sistema di workflow è facile come l'uso di una stampante desktop.
Uso da remoto. Universal Document Converter è compatibile con la tecnologia Microsoft Windows Terminal Services e Citrix. Di conseguenza, si può installare su un server e usare da computer remoti.
Scalabilità. Universal Document Converter si può installare in un computer separato e utilizzare dalle workstation come stampante di rete. Il trasferimento sul print-server della maggior parte del carico di lavoro permette di aumentare in modo significativo la velocità delle conversioni e consente un'elaborazione efficiente non solo dei documenti multipagina, ma anche di complessi disegni industriali.
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